FRAM vil i forbindelse med vår virksomhet behandle personopplysninger.

Vår behandling som behandlingsansvarlig av personopplysninger er basert på virksomhet vi driver og formålet med vår virksomhet. Informasjon om personopplysninger vi behandler om deg, det lovlige grunnlaget med behandlingen, formålet med behandlingen, hvor lenge vi behandler personopplysningene, mv. er tatt inn nedenfor.

Om du har spørsmål eller ønsker å vite mer om vår behandling av personopplysninger, så kan du kontakte Ann Mari Nygjerde på ann.mari@framrekruttering.no.

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg.

All behandling av personopplysninger skjer i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende personvernregler, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Med «personopplysninger» menes alle opplysninger som kan knyttes til en fysisk person.

Med «behandling» menes alt som foretas med personopplysninger, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spredning eller alle andre former for tilgjengeliggjøring, sammenstilling eller samkjøring, begrensning, sletting eller tilintetgjøring.

Vi behandler personopplysninger om de som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere kommunikasjonen og for å henvende oss til andre. Dette gjelder alle former for kommunikasjon.

I slike tilfeller behandler vi navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til ovennevnte (se GDPR artikkel 6 (1) f). Vi har derfor vurdert at vår berettigede interesse i å ha kontakt med omverdenen er en del av vår virksomhet og i å dokumentere den virksomheten vi driver, samt å besvare de som kontakter oss og registrere slik kontakt. Vi har vurdert det slik at dette er nødvendig for å oss for å håndtere henvendelser vi får, og at de registrertes personvern ikke går foran disse interessene.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger, men det vil være nødvendig å gi oss opplysningene for at vi skal kunne besvare henvendelser.

Vi behandler informasjonen inntil vi regner med at det ikke vil bli videre oppfølgning av kontakten, normalt i fem år.

Når du henvender deg som kunde vil du sannsynligvis oppgi kontaktperson/navn, e-postadresse og telefonnummer. Disse opplysningene lagres i våre databaser for at vi skal kunne kommunisere med deg.

Alle personopplysninger vi lagrer er for at vi skal kommunisere med, og skape en best mulig kundeopplevelse for deg.

Hvis du har et aktivt kundeforhold til FRAM, vil vi kunne sende deg informasjon og markedsføring. Vi bruker da registrert e-postadresse eller andre elektroniske kommunikasjonsmetoder. Dette skjer innenfor rammene av markedsføringsloven. Har du ikke et aktivt kundeforhold til oss, vil vi bare sende markedsføring om du har gitt oss samtykke til dette.

Ved rekruttering til stillinger utlyst av FRAM på vegne av en oppdragsgiver vil bl.a. CV, søknad, attester, notater fra intervjuer, resultater fra undersøkelser av referanser behandles.

Vi bruker RecMan til å administrere innsendte søknader, og dette er da vår databehandler. Registrerer du deg hos RecMan med egen profil, vil tjenesten være behandlingsansvarlig, og det vises til dennes personvernerklæring for informasjon om behandling av personopplysninger i tjenesten. Behandling av personopplysninger er basert på samtykke som du har gitt i RecMan (GDPR artikkel 6 (1) a), om slikt blir innhentet, eller grunnlagene som følger nedenfor.

Grunnlag for behandling av personopplysninger ved rekruttering er at behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak før en arbeidsavtale med jobbsøker eventuelt inngås (GDPR artikkel 6 (1) b).

Gjøres det undersøkelser av oss utover å kontakte personer som er oppgitt som referanse, undersøke ved søk om historikk mv., så behandles personopplysninger på grunnlag av vår nødvendige berettigede interesse for å sikre riktig kandidat til stillingen (GDPR artikkel 6 (1) f). For sistnevnte har vi vurdert at vår berettigede interesse i å rekruttere kandidater veier tyngre enn den enkeltes personvern. Vi oppfordrer deg til å ikke legge inn særlige kategorier personopplysninger, som helse, religion, politiske oppfatninger, fagforeningsmedlemskap mv. i din søknad.

Noen ganger registrerer vi opplysninger om potensielle kandidater på eget initiativ. Opplysningene henter vi som regel inn gjennom søk i åpne kilder på internett. Når du blir registrert som potensiell kandidat vil vi kun registrere nødvendig informasjon om deg. Ofte er dette en CV du selv har gjort tilgjengelig via åpne tjenester. Vi vil også notere din status og interesse for nye stillinger. Grunnlaget for denne registreringen er GDPR artikkel. 6 (1) f (berettiget interesse). Hvis du samtykker vil vi oppbevare og bruke dine personopplysninger til rekrutteringsformål.

Når vi kontakter deg som potensiell kandidat, og du er interessert i å bli med i prosessen, vil vi vanligvis oppfordre deg til å registrere deg i vårt kandidatsystem (RecMan).

Potensielle kandidater kan også registrere seg på generelt grunnlag i vår CV-database i RecMan. Løsningen er tilgjengelig på framrekruttering.no. Du blir da bedt om å opprette en brukerprofil, oppgi kontaktinformasjon (navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer) og registrere din CV. Disse opplysningene lagres i vårt system for fremtidig saksbehandling og dialog med deg. Informasjonen om deg som potensiell kandidat vil være tilgjengelig og søkbar for FRAM så lenge samtykket opprettholdes.

2. Oppbevaring og lagring (sletting) av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet de ble samlet inn for, og sletter opplysningene i tråd med krav i regelverket.

3. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre, med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for dette. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller lovmessig plikt som pålegger oss å gi ut informasjon.

I en rekrutteringsprosess vil vi dele personopplysninger med vår oppdragsgiver. Vår oppdragsgiver er således behandlingsansvarlig.

4. Sikkerhet for behandlingen

All behandling av personopplysninger sikres med de påkrevde tekniske og organisatoriske tiltak.

Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Vi benytter også en rekke sikkerhetsteknologier og informasjonssikkerhetsprosedyrer for å beskytte personopplysningene fra uautorisert tilgang, bruk eller formidling. Det gjennomføres risikovurderinger for behandling av personopplysninger.

Vi har inngått databehandleravtaler med alle våre leverandører som behandler personopplysninger, hvor de påtar seg samme grad av sikkerhet som vi har for vår behandling av personopplysninger.

Vi begrenser tilgangen til personopplysninger til det personalet eller de tredjepartene som skal behandle opplysningene på våre vegne. Disse partene er underlagt konfidensialitetsplikt.

5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Nedenfor følger dine rettigheter for behandlingen av personopplysninger. For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med Ann Mari Nygjerde på ann.mari@framrekruttering.no.

Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen én måned. Tar det lenger tid enn én måned vil du få beskjed.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du har rett til å få informasjon om de personopplysninger vi behandler om deg. Gjennom denne erklæringen informerer vi deg om vår behandling av personopplysninger. Du kan også kontakte oss om du ønsker mer informasjon.

Du har rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg. Ta kontakt med oss om du ønsker innsyn.

Du kan også be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom vi fremdeles har behov for opplysningene.

Behandler vi personopplysninger på grunnlag av ditt samtykke, så kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å bruke den måten som er opplyst om da du ga samtykket eller å kontakte oss.

6. Klager

Opplever du at vår behandling av personopplysninger ikke er i overensstemmelse med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om dine rettigheter og hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

7. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen som er gitt her. Har vi dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.